Росводоканал за месяц оцифровал документооборот и строительный контроль на пилотном проекте. Компания отказалась от бумажных документов и уменьшила сроки согласований и подписаний. В этой статье мы расскажем, какие модули программного обеспечения внедрял застройщик и к каким результатам это привело.
- Предпосылки и начало работы
- Электронный документооборот
- Сметы
- График производства работ
- Реестр исполнительной документации
- Строительный контроль
- Аналитика
- Отчеты
Предпосылки и начало работы
АО «Росводоканал» – самый крупный в России частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Его предприятия представлены в 10 городах: Архангельске, Барнауле, Воронеже, Краснодаре, Липецке, Омске, Оренбурге, Орске, Южно-Сахалинске, Тюмени. В общей сложности на них работают более 12 тысяч человек. Организовать взаимодействие между таким количеством людей без единого информационного пространства сложно: приходилось по несколько раз согласовывать правки, тратить время на передачу и подписание документов, восстанавливать, если что-то было утеряно. Поэтому Росводоканал принял решение оцифровать процессы строительства.
На первом этапе перевели в электронную форму документооборот и строительный контроль. Для пилотного проекта выбрали два региональных водоканала – в Омске и Архангельске. Всех участников строительства зарегистрировали в системе Цифровое управление строительством. Туда загрузили проектную, рабочую и исходно-разрешительную документацию, сметы.
Электронный документооборот
Документы, которые раньше подписывали на бумаге, перевели в электронный вид: их формируют, согласовывают и подписывают с помощью УКЭП в системе. Это удобно: для создания документов используют шаблоны, а если кто-то внес изменения, сообщение об этом приходит всем участникам документооборота.
Живую подпись заменила электронная цифровая – организации заключили соглашение о ее применении. При распечатывании такого документа на нем есть отметка, что он подписан ЭЦП, а значит, имеет юридическую силу.
Сметы
Сметы загружают в программу в формате xml, xls, gsfx. Система распознает все ресурсы, механизмы, индексы и дополнительные затраты. Загруженные сметы можно просматривать и редактировать. А при загрузке корректировки, программа сравнит сметы и покажет, что изменилось.
График производства работ
На основе смет строятся графики строительства. На них отображаются плановые и фактические сроки работ: они выделены разными цветами. С первого взгляда можно понять, соблюдаются ли плановые сроки производства работ. Если работы идут с опозданием, система автоматически рассчитает срок отставания.
Реестры исполнительной документации
Объемы и стоимость выполненных работ на объектах фиксируют в электронном виде. Вместо того, чтобы подписывать на бумажном носителе формы КС2 — акт о приемке выполненных работ – и КС3 – справку о стоимости выполненных работ и затрат – их формируют в электронном виде.
Согласование такого документа происходит быстрее. Все участники видят актуальную версию: заказчик выставляет замечания в системе, а исполнитель их исправляет, после чего документы согласовываются и подписываются. Переписка ведется также в системе.
Строительный контроль
Росводоканал оцифровал журналы строительного контроля. В электронном виде их заполнение становится прозрачным: в любой момент можно посмотреть, заполняют ли их вовремя и правильно.
При проверке инспектор работает в мобильном приложении: составляет цифровой акт, фотографирует нарушение и оформляет предписания. С помощью системы легко контролировать сроки их исполнения.
Аналитика
Электронный документооборот дает обширные возможности сбора аналитики. Какие именно данные отслеживать, пользователь самостоятельно настраивает под свои нужды и компетенции. На дашбордах в виде диаграмм выводятся данные по объектам. Графики показывают прогресс строительства и освоение средств.
Отчеты
Раньше работники выделяли время на составление отчетов. Данные заполняли вручную на основе различных документов. Теперь, когда все данные находятся в одном цифровом пространстве, отчеты формируются автоматически. Это экономит время и избавляет сотрудников от рутинной работы.
На то, чтобы оцифровать документацию, обучить сотрудников работе в ЦУС и по-новому организовать бизнес-процессы на пилотных проектах Росводоканала, ушел всего один месяц. УК РосВодоканал оценила результаты пилотного проекта цифровизации положительно, и систему внедрили на других объектах. Ее используют в Архангельске, Барнауле, Воронеже, Краснодаре, Липецк, Омске, Оренбурге, Орске, Южно-Сахалинске, Тюмени.
Какие модули помогают оцифровать процессы строительства в крупной компании:
- Сметы – загружаются в форматах xml, xls, gsfx, удобно корректировать;
- График производства работ – строится на основании смет, показывает плановые и фактические сроки;
- Реестры исполнительной документации – ИД, КС-2 и КС-3 формируются и согласовываются в системе, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- Строительный контроль – весь документооборот ведется в электронном виде.
Во всех этих модулях применяются инструменты электронного документооборота и аналитики.
Хотите узнать больше о внедрении цифровизации?
Подпишитесь на рассылку кейсов по внедрению или закажите демонстрацию системы.
Листая дальше, вы перейдёте на tsus.ru