Меня зовут Алексей Коваль, я руковожу цифровой трансформацией в АО «Стройтрансгаз»: внедряю цифровые продукты и замеряю их эффективность для решения задач компании. Далее расскажу, как с помощью нового ПО удалось сократить время на подготовку исполнительной документации на 30% и полностью оцифровать работу стройконтроля.
В чем состояла проблема и как ее решали с помощью Excel
Как и многие генподрядчики, мы сталкиваемся с проблемой комплектности ИД. На наших объектах работают десятки подрядчиков, каждый из которых должен принести сотни документов.
В реальности подрядчики часто срывали сроки. Кто-то не получил подпись на АОСР, кто-то забывал про сертификат на материал — было сложно контролировать каждого. В итоге у нас большой объем НЗП, а сдать объект и получить оплату от заказчика не можем — не хватает сопроводительных документов.
Раньше мы пытались держать под контролем этот хаос через Excel. Казалось бы, удобно: прописываешь задачи по отделам и ожидаешь их выполнения. Однако файл доходил до 500 позиций. Сотрудники забывали его обновлять или не отмечали закрытые задачи вовремя. Он устаревал уже в тот момент, когда рассылали по компании, а на планерках вместо статуса задач мы вели часовые переклички.
Стройконтроль и Авторский надзор выдавали предписания на бумаге, замечания отрабатывались медленно, комплектность ИД хромала. В итоге НЗП для нас был неуправляемым.
Какой новый цифровой инструмент контроля выбрали
Оформление исполнительной документации — это большое количество задач, которые падают на множество людей. Нам нужно было их всех скоординировать так, чтобы они сработали как единый механизм.
Мы искали полноценный трекер задач. Такой, который будет напоминать инженерам ПТО про бумаги и подписи до тех пор, пока они не сдадут ИД. Универсальные трекеры вроде Яндекс.Трекера не подходили — они не учитывают специфику стройки.
Через поиск в сети Интернет я узнал про облачную платформу «Цифровое управление строительством», или сокращенно ЦУС, — отраслевую систему для управления проектом, которая совмещает трекер задач, электронный документооборот и строительные процессы.
Мне понравилось, что ЦУС хватает для полноценного контроля над ИД. В нем можно заводить документы, согласовывать и подписывать их со всеми участниками проекта — заказчиком, генподрядчиком, авторским надзором и стройконтролем. Это значит, что все организации работают над ИД по единым правилам, все замечания и статусы видны.
Что ЦУС делает:
👉 Знает строительную специфику: в нем уже заложена логика работы с ИД и устранением замечаний строительного контроля, а также есть актуальные шаблоны документов.
👉 Подталкивает исполнителя по бизнес-процессу: от акта к приложениям, от замечания к исправлениям, от исправлений к подписанию. ЦУС также умеет автоматически направить задачу руководителю, если исполнитель тянет время.
👉 Поддерживает усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которая проходит через доверенного провайдера. Такая подпись приравнивается к подписи от руки.
На пилот взяли музейный и театрально-образовательный комплекс (МиТОК) в Калининграде.
МиТОК состоит из Большого театра оперы и балета, филиала Третьяковской галереи и Балтийской высшей школы музыкального и театрального искусств — десятки тысяч квадратных метров стройки
Организовали работу с ИД так, что видно все: ответственных, сроки, подписи и замечания
Исполнительская дисциплина сотрудников — давняя проблема. Люди постоянно нарушали сроки. Руководители по-разному пытались дисциплинировать людей: запрашивали статусы, предупреждали о последствиях, меняли исполнителей — ничего не помогало. Пока не появился цифровой трекер, это была нерешаемая задача.
Даже если хотелось проконтролировать каждый этап, было непонятно, на каком этапе зависла задача. Руководители видели только итоговую задержку, но не понимали, где застрял процесс. Почему, к примеру, выполнение от подрядчика по отделке просрочено на неделю: в чем проблема? Чего там не хватает? Что осталось дожать, чтобы доделать?
В ЦУС сам процесс создания электронной ИД ничем не отличается от бумажной. Инженер также создает документ, прикладывает исполнительные схемы, сертификаты, разрешения, а потом запускает согласование и подписание на каждого подписанта. Но есть отличия:
- Все акты формируются, согласуются и подписываются онлайн. Теперь не нужно печатать их в трех экземплярах и передавать от одной организации к другой при каждой итерации.
- У каждой задачи есть срок и ответственный, потому что мы завели в систему всех подрядчиков и подписантов. Если срок горит, сначала ЦУС напоминает исполнителю, потом сообщает руководителю и далее гендиректору.
- Руководитель видит проблему сразу. Например, 90% всех выполнений готовы, 10% не донес подрядчик по кровле, причина — не хватает подписи от технадзора.
- Если раньше люди думали, что можно сделать свою работу «для галочки», а потом по замечаниям ее исправлять, то теперь они думают наперед: понимают, что их все равно проконтролируют в ЦУС, и формируют ИД качественно с первого раза.
В карточке акта видны согласующие от каждой организации. В ЦУС 80 шаблонов актов отвечают стандартам отрасли — переход на цифровые документы не вызвал сложностей
Ввели цифровые проверки строительного контроля
Раньше проверки и предписания оформлялись в бумажном виде. Мы оцифровали стройконтроль, чтобы вести прозрачный учет замечаний и контроль факта их исправления.
Теперь 100% предписаний строительного контроля формируются через ЦУС. Инженеры СК создают проверки, фиксируют нарушения и формируют электронные предписания. Подрядчики видят недостатки, устраняют их на стройплощадке и подтверждают это электронными актами.
Стройконтроль стал прозрачным. Все участники видят актуальную информацию по проверкам, а контроль качества работ стал более дисциплинированным и управляемым.
Генподрядчик и заказчик видят в ЦУС, как проходят проверки, в чем суть замечаний и как подрядчики их отрабатывают
Краткие выводы: сократили НЗП и ускорили ИД на 30%
Принципы работы с ИД остались прежними, но появился дополнительный элемент контроля, который ничего не забывает, постоянно напоминает и толкает ответственных по бизнес-процессу.
Мы стали управлять структурой НЗП: в любой момент времени мы видим, какой сейчас статус и что нужно для своевременного закрытия ИД.
Подведу итоги, что изменилось с переходом в ЦУС:
Сроки и ответственные строго закреплены. У каждой задачи есть дата и конкретный исполнитель. ЦУС напоминает, если документ не подписан, и сообщает руководителю, если сроки горят.
Улучшилась дисциплина сотрудников. Инженеры ПТО сразу формируют ИД качественно, потому что знают, что руководители все увидят в ЦУС.
Самое главное — появилась полная прозрачность. Теперь мы точно знаем, где документ «завис», кто ответственен и что делать дальше. Руководитель управляет процессом, а не гадает, почему подрядчики отстают по срокам.
За счет перехода в ЦУС мы сократили сроки формирования исполнительной документации примерно на 30%. Казначейство приняло 248 пакетов ИД в электронном виде без единого замечания.
Листайте вниз и переходите на сайт ЦУС, чтобы оставить заявку на презентацию системы.