Все больше строительных компаний переходят на полностью электронный документооборот (ЭДО). В статье рассмотрим, что это означает на практике, и в конце вы сможете посмотреть видеодемонстрацию того, как работает ЭДО.
1. Какие документы можно перевести в ЭДО
2. Типы ЭДО
- ЭДО с печатными формами
- полностью электронные документы
3. Примеры электронных документов
- электронные сметы
- электронный ГПР
- электронная исполнительная документация
4. Что дает ЭДО на практике
5. Резюме
Какие типы документов в строительстве можно перевести в ЭДО
Согласно нормативной базе, часть документов можно создавать и хранить в электронном виде. Данные из них легко затем использовать для последующей автоматизации бизнес-процессов.
Например, полностью в цифре можно вести сметы, графики производства работ, исполнительную документацию, документы строительного контроля, финансовую и бухгалтерскую отчетность, различные разрешения, официальные письма и другие документы.
В ближайшее время появится возможность вести общие журналы работ в электронном виде – это станет в своем виде прорывом, так как бумажные журналы ограничивают цифровизацию процессов на строительной площадке.
Соответствующий ГОСТ Р 70 108-2022 "Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде" уже вступил в силу с 01 января 2023 года, а приказ Минстроя начнет действовать с 01 сентября 2023. Кстати пользователи ЦУСа уже тестируют данный функционал.
Типы ЭДО в строительстве
ЭДО с печатными формами
Сейчас в большинстве компаний переходной период, когда проектная, исполнительная и финансовая документация дублируется в двух форматах: электронном и бумажном. Например, чертежи, разрешения на изыскания, сертификаты на продукцию и т. д. – имеют бумажные версии.
Однако уже сейчас согласование и подписание этих документов может происходить в электронном виде. Например, сначала цифровые версии согласовываются и подписываются через систему ЭДО, а затем уже формы распечатываются в бумаге. На них будут соответствующие отметки с ЭЦП.
Преимущество в том, что на выходе получаются юридически значимые документы, которые хранятся в машиночитаемом формате. В отличие от сканов, их легко редактировать. Например, чтобы внести изменение, достаточно найти в системе последнюю подписанную версию документа, отредактировать и отправить на повторное подписание. Такие документы легче хранить в общем хранилище и поддерживать их актуальность.
Полностью электронные документы
Наибольшую пользу приносит полностью цифровой документооборот. Это открывает большие возможности по сквозной автоматизации всей компании.
Например, если в цифровую платформу загрузить смету в электронном виде, то на ее основе можно быстро построить ГПР и графики сетевого планирования, а к ним привязать заказ материалов, оборудования, машин и механизмов. Опять же, легко готовить исполнительную документацию, вести строительный контроль и контролировать все опоздания. А если еще добавить электронные журналы работ, то вся стройка становится, наконец, прозрачной. Все это невозможно организовать в том случае, если компания работает со сканами и бумагой.
Вот несколько ключевых типов документов, которые должны быть обязательно полностью оцифрованы.
Примеры электронных документов
Электронные сметы
Рассмотрим сценарий использования электронных смет на примере ПО «Цифровое управление строительством» (ЦУС) и объектами Корпорации развития Республики Башкортостан. Преимущество электронных смет в том, что они могут загружаться после экспертизы в формате XML или в исходных форматах (gsfx, gge).
Что это дает:
- Возможность просмотра и коррекции смет в базисно-индексном и ресурсно-индексном форматах;
2. Загрузка смет с учетом индексов и использованной методики расчета (35МДС, Методика 2020 по 421пр, по 557пр);
3. Возможность создавать ГПР и графики сетевого планирования с детализацией до каждой номенклатурной позиции материалов и до каждой работы;
4. Возможность хранить актуальные версии и сравнивать между собой исходную версию сметы с загруженной этой же сметой с корректировками по РД/ПД.
Электронный ГПР
График производства работ формируется автоматически из позиций сметы. Остается только разнести объемы по календарю. Строится диаграмма Ганта, ведется отслеживание этапов работ по закрывающим документам.
Электронная исполнительная документация
В отдельной вкладке «Реестры ИД» создаются все документы по исполнительной документации: реестры и специализированные акты. КС-2 и КС-3 формируются автоматически на основе данных ГПР. Всего в системе более 100 типовых форм, возможно создание индивидуальных электронных документов.
Все документы согласовываются и подписываются с помощью электронной подписи.
Что дает ЭДО на практике
1. Ускорение сроков.
Данные наших клиентов показывают, что среднее время на подписание одного документа всеми участниками строительства сокращается с 1,5 недель до 1-2 рабочих дней. Это особенно важно, потому что обычно документация опаздывает от реального прогресса. Это часто приводит к ошибкам по проекту, юридической волоките, задержкам оплат.
2. Снижение ошибок
В 2022 году МИСИ МГСУ проводило исследование «Цифровизация строительной отрасли на всех этапах ОКС». Согласно его данным, 60% респондентов ставят на первое место по важности наличие единой базы данных и возможность быстрого обмена информацией между участниками. Это снижает общее количество ошибок при строительстве.
3. Экономия на логистике и бумаге
Средний пакет исполнительной документации занимает несколько коробок А4, которые надо отправить всем участникам. Проектная документация также неоднократно распечатывается во множестве копий. Несколько независимых компаний сделали расчет, который показал, что на объекте в 1 млрд руб. экономится несколько миллионов только на бумаге.
Резюме
Электронный документооборот в строительстве – это базовая автоматизация, которая необходима на каждом объекте. С помощью ЦУС документооборот можно настроить в любой компании буквально за пару недель.
Посмотрите, как на самом деле работает ЭДО в нашем сервисе Цифровое управление строительством. Переходите на видео-демонстрацию электронного документооборота.
Хотите узнать больше о внедрении цифровизации?
Подпишитесь на рассылку кейсов по внедрению или закажите демонстрацию системы.